ED 139 - Comités de suivi individuels

La composition des CSI doit être conforme à celle indiquée par l’arrêté 2022 (annexe 2, circulaire de la DGESIP).
Par conséquent, les compositions de certains CSI en place devront être modifiées dès 2023 afin de comporter un membre spécialiste de la discipline de la thèse et un membre non spécialiste (i.e., extérieur au domaine de recherche du travail de thèse.

Concernant le membre spécialiste de la discipline, il est conseillé qu’il soit habilité à diriger des recherches. Son rôle est un rôle d’évaluation et de conseil concernant le travail de recherche à un niveau scientifique. Il est souhaitable que ce membre soit extérieur à l’établissement.

La notion de « non spécialiste extérieur au domaine » est laissée à l’appréciation des unités de recherche : il peut s’agir d’un non spécialiste de la sous-discipline (mais membre de la même section CNU par exemple) ou d’un non spécialiste extérieur à la discipline (donc membre d’une autre section CNU). La définition retenue devra être communiquée au doctorant au moment de la constitution de son comité de suivi individuel.

Le membre extérieur non spécialiste n’est pas nécessairement titulaire de l’habilitation à diriger des recherches, toutefois il est souhaitable qu’il/elle ait une expérience minimale de l’encadrement doctoral.
Le membre extérieur non spécialiste a comme principale vocation l’évaluation de la relation de travail, des conditions de travail, de l’environnement dans lequel évolue le doctorant, et la détection de dysfonctionnements. Aussi le conseil de l’ED 139 demande à ce que ce membre soit proposé par le doctorant en respectant la définition adoptée dans son unité de recherche. A toute fin utile, l’ED 139 dispose d’un vivier d’enseignants-chercheurs volontaires pour participer aux comités de suivi individuel des doctorants de l’ED. Ce vivier est disponible dans le fichier ci-contre.

Le choix des membres du comité de suivi est, de préférence, initié par le doctorant avec l’appui du directeur de thèse. En cas de difficulté à statuer sur les membres du comité, la direction de l’école doctorale peut être sollicitée pour parvenir à un consensus.

En application de l’arrêté du 25 mai 2016 et de l’arrêté du 26 août 2022, les doctorants doivent, chaque année, s’entretenir avec un comité de suivi individuel. En raison de la mise en place progressive du système, en 2023, les comités de suivi concerneront les étudiants inscrits en 2e, 3e, 4e, 5e, 6e et 7 e année.

Dans la mesure du possible, le comité de suivi individuel du doctorant comprend un membre extérieur à l’établissement. Il comprend au moins un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse. Il est recommandé que celui-ci soit habilité à diriger des recherches ou expérimenté en matière d’encadrement doctoral.
Le comité comprend un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse.
Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant.
L’école doctorale veille à ce que dans la mesure du possible, la composition du comité de suivi individuel du doctorant reste constante tout au long de son doctorat.

Le comité de suivi remplit trois missions principales : une mission de conseil, une mission de détection des dysfonctionnements et d’alerte, une mission d’évaluation (voir le « Guide »).

Les entretiens sont organisés sous la forme de trois étapes distinctes : présentation de l’avancement des travaux et discussions, entretien avec le doctorant sans la direction de thèse, entretien avec la direction de thèse sans le doctorant.
Le doctorant ou la doctorante est à l’initiative de l’organisation concrète de ces entretiens annuels.
Au cas où le comité ne pourrait pas se réunir physiquement avec le doctorant, l’entretien peut avoir lieu à distance par téléconférence. L’échange par messagerie ou courrier électronique n’est à utiliser qu’en dernier recours.

Le rapport d’étape ci-contre permet de préparer l’entretien qui se déroulera ultérieurement avec le comité. Le document est à adresser par le doctorant aux membres du comité de suivi individuel au moins deux semaines avant l'entretien. Les éventuelles pages de thèse rédigées, qui accompagnent le rapport à partir de la quatrième année, doivent être jointes sous format numérique PDF.
À l’issue de sa réunion, le comité de suivi individuel formule des recommandations et transmet un rapport de l'entretien au directeur ou à la directrice de l'école doctorale. Une fois le rapport validé par l’école doctorale, celui-ci est conservé par l’école doctorale et est transmis au directeur ou à la directrice de thèse et au doctorant ou à la doctorante.
Ce rapport sera, dès réception, déposé par le doctorant sur son interface Adum, impérativement avant le 8 septembre de l’année de réinscription.
 

Aucune réinscription ne pourra avoir lieu sans production du rapport du comité de suivi individuel.